Hoe vind je de perfecte vrijwilliger?

Ben je als organisatie op zoek naar de perfecte match voor jouw vrijwilligersproject? Geen zorgen, wij helpen jou de juiste persoon te vinden. 

Wij leggen je graag uit hoe je dit proces vanaf stap 1: Je project opstellen tot stap 4: Het kennismakingsgesprek zo soepel mogelijk kan laten verlopen. 

Zet direct een nieuw project live → 

Stap 1: Creëer een zo duidelijk en concreet mogelijk project

Voordat je een vrijwilligersproject plaatst, moet je eerst goed duidelijk hebben wat je precies zoekt. Het is belangrijk dat je exact omschrijft wat een vrijwilliger gaat doen of opleveren en hoe lang dat duurt. Bij voorkeur is een vrijwilliger niet meer dan 16 uur hieraan kwijt.

Stel jezelf de volgende vragen.

1. Welk probleem wil je oplossen met de kennis van een vrijwilliger? 

Is dit een marketingprobleem of wil je bijvoorbeeld nieuwe creatieve input? Ga goed na wat je precies wilt oplossen en wat je daarvoor nodig hebt. Deel een groter probleem op in meerdere projecten. Een UX designer kan bijvoorbeeld niet jouw website ook developen. 

Als je dus een geüpdatete website wilt, heb je hier 2 projecten voor nodig. Bijvoorbeeld een UX audit én vervolgens een website update door een Wordpress kenner. Weet je niet hoe je een probleem het beste kunt opsplitsen in meerdere projecten? Mail of bel dan je customer success manager!

2. Welke skill(s) heb ik nodig?

Denk hierbij aan specifieke expertises, zoals grafisch ontwerp, copywriting, strategie, marketing, enzovoort. Het is dus belangrijk dat je de skills matcht met je vraag en niet verwacht dat iemand alles wel kan. Wees ook hierin zo specifiek mogelijk. 

3. Wat verwacht ik van de professional?

Verwacht je dat ze alleen advies geven, actief meewerken of een compleet eindproduct opleveren? Vraag bijvoorbeeld om een adviescall, een workshop, een concreet aantal social media posts, een flyer of 5 uur meehelpen met eventmanagement. 

4. Wat is het gewenste eindproduct?

Bedenk wat je concreet nodig hebt, zoals een nieuwe website, logo, marketingplan, blogteksten of strategisch advies. Geef ook aan 'hoeveel' je daarvan nodig hebt en houdt er rekening mee dat hoe behapbaarder je de taak maakt, hoe eerder je de juiste professional vindt.
Je kunt bijvoorbeeld beter vragen om 3 blogs dan om "blogteksten" in het algemeen.

5. Hoeveel tijd is beschikbaar?

Hoeveel tijd mag het project in beslag nemen, en binnen welke periode wil je dat het wordt afgerond? Houd er rekening mee dat een professional vaak niet meer dan 3 weken te besteden heeft aan een project. Je kunt het beste vragen om een project dat 4 tot 12 uur duurt. Daarmee kunnen jullie samen snel stappen zetten. 

6. Wat zijn de belangrijkste mijlpalen?

Zijn er deadlines of specifieke momenten waarop bepaalde stappen voltooid moeten zijn? Communiceer die deadlines in het project zodat alleen de professionals reageren die deze deadlines ook kunnen halen.

7. Wat is het doel van het project?

Wil je meer aanmeldingen, donaties of naamsbekendheid? Door naar een duidelijk doel toe te werken, zal de vrijwilliger betere producten opleveren of workshops beter toespitsen op jullie concrete hulpvraag.

8. Hoe past dit project binnen mijn grotere organisatie- of strategiedoelen?

Schrijf ook op hoe het project bijdraagt aan jouw missie. Denk hierbij aan de langetermijnimpact en maak dit duidelijk in je projectomschrijving. Door je missie duidelijk in beeld te brengen en aan te geven hoe dit project eraan bijdraagt, creëer je meer betrokkenheid en gevoel bij je organisatie.

Hoe specifieker je bent in wat je precies zoekt en wat de opdracht is, hoe makkelijker je de juiste match vindt. Daarnaast denken de collega’s van Customer Succes graag met je mee. Je kunt contact met ze opnemen door te mailen naar team@denieuwegevers.nl.  

Stap 2: Breng in kaart wie je zoekt

Super tof dat professionals je willen helpen! Let op dat de beste ervaringen ontstaan wanneer een professional gemotiveerd is: Schrijf een project daarom zo leuk mogelijk op zodat iedereen die het leest er helemaal enthousiast van wordt.

Daarnaast wil je natuurlijk dat ze de juiste kennis en kunde in huis hebben om jou te helpen. Hoe beter je project omschreven is, hoe meer experts gaan reageren. Geef daarom duidelijk aan wie je zoekt. Omschrijf welke skills en ervaring nodig zijn om aan het project te kunnen werken. Zo wil je voor een strategisch project misschien liever niet samenwerken met een student die net klaar is met een master, maar zou het voor social media posts wel kunnen!

Bekijk de templates die je hebt gekozen, en ga na of je het e.e.a. nog moet aanpassen om de ideale vrijwilliger te vinden. Kijk naar: 

1. Welke skills die in huis moet hebben

2. Wanneer ze moeten starten

3. Of ze ook op locatie moeten werken

Misschien wil je ook meer ruimte overlaten voor mensen met wat minder ervaring. Als jij een project zelf goed kunt begeleiden, kunnen ook minder ervaren vrijwilligers voor je aan de slag. Zolang ze maar lekker gemotiveerd zijn.

Stap 3: Reageren op aanmeldingen

Yes! Je hebt een aantal reacties op je project. Super dat deze vrijwilligers hun tijd willen doneren. Wat is de volgende stap? Als eerste kijk je of het profiel van deze persoon geschikt is voor jouw project.

Beschikken zij over de juiste skills? Zijn ze op korte termijn beschikbaar? Als dit naar wens is, kun je een kennismakingsgesprek inplannen. Hierin stel je de juiste vragen om erachter te komen of iemand bij jouw organisatie past.

Het is belangrijk om snel, het liefst binnen een dag, te reageren en een gesprek te plannen.

Vaak heeft een vrijwilliger een drukke agenda en is dit iets wat ze ernaast gaan doen. Door snel te reageren laat je zien dat je hun enthousiasme waardeert. Je voorkomt dat hun motivatie wegzakt of dat ze bij een andere organisatie een vrijwilligersproject oppakken. 

Wees altijd vrolijk, vriendelijk en dankbaar in jouw reactie op een aanmelding. Vrijwilligers willen ten slotte hun kostbare tijd aan jouw project doneren om jouw organisatie te helpen. Zo krijgt de vrijwilliger een eerste, positieve indruk van jouw organisatie. Ook laat je zien dat je hun inzet waardeert en vergroot je de motivatie van de vrijwilliger. 

Hier is een handig afvinklijstje:

Bekijk hun CV en motivatie

Check hun LinkedIn-profiel en portfolio (als ze die hebben)

Reageer binnen 2 dagen: enthousiast, met een bedankje en een uitnodiging voor een gesprek

Zie je gelijk al de match? 

Dan kun je de match gewoon maken en vervolgens direct van start gaan in een kick-off gesprek. Samengevat zijn er dus 3 mogelijke scenario's zodra jij een aanmelding ontvangt: 

1. Je matcht direct met de vrijwilliger. Top! 

2. Je wilt eerst even kennismaken en plant een kennismakingsgesprek. 

3. Het profiel sluit niet helemaal aan bij het project en je stuurt hierover een vriendelijke mail terug.

Hoe ziet een voorbeeldchat eruit als reactie op een inschrijving?

Jij: Hi [Naam van vrijwilliger],

Super dat je je hebt aangemeld voor ons project! Ik kijk ernaar uit om samen aan de slag te gaan. Laten we een kennismakingsgesprek inplannen om alles goed door te spreken en elkaar beter te leren kennen. Wat zijn voor jou geschikte momenten deze week?

Voor het geval we snel iets moeten bespreken, deel ik alvast mijn telefoonnummer en e-mailadres : [jouw telefoonnummer] en e-mail. Wat is jouw nummer, zodat we makkelijk contact kunnen houden?

Optioneel: Als iets nog niet duidelijk is in de motivatie, vraag dit dan. Dat scheelt weer tijd voor een verspilde kennismakingsgesprek ;)

Vrijwilliger: Dank je wel, [jij]! Woensdagochtend om 10 uur zou voor mij goed uitkomen. Mijn telefoonnummer is [telefoonnummer vrijwilliger] / Je kunt een video meet uitnodiging sturen naar [email].

Jij: Woensdagochtend 10 uur staat genoteerd! Ik stuur je zo een kalenderuitnodiging. Fijn om je nummer te hebben, dan kunnen we snel schakelen als dat nodig is. Mocht er voor ons gesprek nog iets zijn, laat het vooral weten. Ik kijk ernaar uit om samen aan de slag te gaan!

Stap 4: Kennismaken

Als je denkt dat een kandidaat geschikt is, plan je dus een gesprek in. Doe dit snel en stel meteen een datum en tijdstip voor. Bij voorkeur stuur je vóór jullie kennismaking al informatie op die de professional goed kan gebruiken om jouw hulpvraag beter te begrijpen. 

Tijdens het kennismakingsgesprek zorg je ervoor dat jullie op één lijn liggen. Bespreek wat het project inhoudt en wat je van de vrijwilliger verwacht, maar vraag ook wat zij verwachten van het project. Check of jullie op dezelfde golflengte zitten, of er een klik is en of zij in het team passen. 

Laat ook ruimte open voor vragen en beantwoord deze zo goed mogelijk. Vanuit De Nieuwe Gevers is er een template voor deze kick-off meeting. Hierin staat alles wat belangrijk zou kunnen zijn om te bespreken.

Hier is een lijst met vragen om te beantwoorden in het gesprek: 

1. Wie zijn jullie? Even voorstellen! 

2. Waarom hebben jullie de opdracht uitgezet? 

3. Wat wil je dat er opgeleverd gaat worden? 

4. Wie is waarvoor verantwoordelijk? 

5. Wanneer is het project afgerond en daarmee een succes? 

6. Hoeveel feedbackrondes zijn er? 

7. Wanneer wordt het eerste product geleverd of de eerste workshop gegeven bijvoorbeeld? 

8. Hoe gaan jullie met elkaar communiceren, via welke kanalen? 

9. Wanneer is het project afgelopen? 

Houd ook je agenda erbij zodat je direct vervolgafspraken en deadlines kunt inplannen. Neem zo direct concrete stappen. Veel professionals gaan het liefst snel aan de slag. Je hebt het meest kans op succes als jij ook goed voorbereid bent. 

Wat als het profiel niet matcht of er geen klik is?

Wat doe je als een profiel niet met je project matcht of er tijdens het gesprek geen klik is? Ga professioneel en tactvol met de situatie om. De vrijwilliger heeft ten slotte tijd en moeite geïnvesteerd in deze aanmelding. Het is essentieel dat ze zich gewaardeerd blijven voelen, zodat ze op een ander project gaan reageren dat beter bij hun past. Wees eerlijk zonder de vrijwilliger te ontmoedigen. 

Voorbeeldmail wanneer het profiel niet matcht

Als het profiel niet matcht, wil je dit in een vriendelijke mail communiceren met de professional. Hier volgt een voorbeeld van zo’n mail: 

"Beste …,

Hartelijk dank voor je interesse en het gesprek van gisteren. We hebben je inzet en enthousiasme erg gewaardeerd. Op dit moment hebben we echter het gevoel dat jouw profiel net niet helemaal aansluit bij wat wij zoeken. 
<Geef kort de reden waarom en geef aan wat je wel heel nuttig zou vinden in de toekomst>

Via De Nieuwe Gevers zijn er veel andere vrijwilligersprojecten te vinden die wellicht beter bij je passen. Nogmaals super bedankt voor jouw interesse en nog een hele fijne dag!

Met vriendelijke groet,

…."

Voorbeeldgesprek wanneer er toch geen klik is

Het kan een beetje ongemakkelijk zijn, of misschien kraakhelder… Maar als er tijdens een gesprek geen klik is tussen jou en de professional, kun je daar maar beter eerlijk over zijn. Dank hierbij de vrijwilliger vriendelijk voor de interesse en inzet en leg uit waarom je geen klik voelt. 

Zeg bijvoorbeeld: “We merken dat je kennis meer gaat over X en Y, terwijl wij net op zoek zijn naar A. Misschien mogen we je in de toekomst hiervoor contacteren? Kijk vooral op de website van De Nieuwe Gevers om andere mooie projecten te vinden waar jouw skills precies bij passen.”

Meestal is er gelukkig wel een klik en kun je fijn samen aan de slag. Maak direct heldere afspraken en maak de match op ons platform. 

Je hebt een match! Wat nu?

Je hebt de match, maar hoe ga je nu zo goed mogelijk samenwerken? Hoe zorg je ervoor dat jullie contact houden en aan elkaars verwachtingen blijven voldoen? Dat lees je in de volgende blog. 

In de tussentijd verwijs ik je graag door naar de templates op onze website. Deze templates helpen je op weg naar een perfecte omschrijving van jouw vrijwilligersproject. Heb je nog geen projecten online staan of wil je er nog meer toevoegen? Doe dit dan snel via de menukaart.