Vrijwilligerswerk vanuit huis: 13 hacks voor het perfecte thuiskantoor

Vorige keer hebben we blog gewijd aan vrijwilligerswerk doen tijdens corona. Stel je kiest ervoor om vrijwilligerswerk vanuit huis te doen, hoe pak je dat dan het beste aan? Hoe houd je focus, hoe minimaliseer je afleiding en wat kan je doen om je productiviteit omhoog te gooien?

Wij zijn in het wereldwijde web gedoken en hebben de beste hacks voor je onder elkaar gezet. Zo ga jij het beste uit je thuiskantoor te halen en kan je een workflow creëren die voor jou werkt.

1. Zet je notificaties uit

Vermijd afleiding. Zet je (privé) whatsapp op stil, zet de tv uit en zet de meldingen van social apps tijdelijk even op niet storen of uit. En nee, niet stiekem even snel je mail checken! Ook die even wegklikken of afsluiten. Zo kan je je volledig focussen op vrijwilligerswerk vanuit huis.

Als je elke 5 minuten je telefoon checkt, duurt het 64 seconden voordat je je aandacht weer kunt terugbrengen naar je originele taak. Het duurt echter 15-25 minuten voordat je focus dan weer op het hoogtepunt is. Om de 5 minuten je telefoon checken zorgt ervoor dat je dit hoogtepunt steeds mist!

Het is makkelijker gezegd dan gedaan, maar je melding uitzetten of tijdelijk je apps sluiten gaat je écht helpen met je focus houden. Gebruik voor je iPhone bijvoorbeeld de Auto-modus. Hierbij kan je instellen dat er een automatisch antwoord gestuurd wordt naar iemand die je belt of een berichtje stuurt ('Ik kan nu niet op mijn telefoon kijken, ik reageer later op je berichtje.'). Reageert iemand met "urgent" of belt diegene twee keer binnen drie minuten, krijg je de melding alsnog binnen. Zo blijf je wel bereikbaar voor noodgevallen. Hoe je dit precies instelt? Dat lees je hier.

Je kan ook de app Freedom gebruiken. Die laat je zelf verschillende apps en websites blokken voor een bepaalde tijd, zodat je afleiding-vrij bent voor de tijd die je zelf hebt ingesteld. Voor als je liever geen apps (tijdelijk) van je telefoon verwijdert, want dat kan natuurlijk ook!

2. Geen niet werk-gerelateerde taken

De tip die je het meest langs ziet komen is: houd privé en werk gescheiden. Dus ga, als het kan, in een afgesloten ruimte met een bureau waar je aan kan zitten. Of zorg dat je enigszins afgeschermd kan zitten.

Weersta dan ook de verleiding om huishoudelijke taken tussendoor op te pakken. Vrijwilligerswerk vanuit huis is echt werk vanuit huis, op kantoor zou je ook geen tijd hebben voor een wasje tussendoor. Vraag je af: 'zou ik dit ook doen als ik nu op kantoor zou zijn?' Is het antwoord nee, voer deze taak dan op een later moment uit. Zo houd je privé en werk beter gescheiden.

3. Maak een dagplanning voor vrijwilligerswerk vanuit huis

Probeer je dag zoveel mogelijk in te plannen en de juiste taken prioriteit te geven zodat je de gestelde deadlines haalt of het vrijwilligerswerk simpelweg succesvol wordt afgerond. Ook wij zijn door zelf thuis te werken wijzer geworden en hebben een aantal methodes gevonden die jou wellicht kunnen helpen.

Inventariseer aan het begin van de dag alle taken en maak hier een lijstje van. Start met de taak die prioriteit heeft. 's Ochtends ben je namelijk vaak nog het scherpst! Vind je het moeilijk om te bepalen welke taken belangrijk zijn en welke urgent? Dan kan de Eisenhower Matrix (zie hieronder) je hierbij helpen.

Plaats de dingen die je moet doen op deze matrix. Het oranje vlak staat voor de taken die belangrijk én urgent zijn en je dus meteen moet/kan gaan doen. Het blauwe vlak staat voor taken die ook belangrijk zijn voor vandaag, maar niet meteen afgetikt hoeven te worden. Deze kunnen dus op je dagplanning of to-do lijstje voor op een later moment!

Het roze vlak staat voor de taken die vooral belangrijk zijn voor anderen, maar eigenlijk niet zo belangrijk voor jou. Pas hier voor op: dit zijn de taken die vaak je dag langzaamaan opsnoepen! Als iemand naar je toe komt met een vraag die op dat moment voor jou geen prioriteit heeft, stuur diegene dan door naar iemand anders of geef de nodige informatie zodat diegene het zelf kan oplossen.

Het grijze vlak spreekt voor zich. Bepalen dat een taak niet belangrijk en niet urgent is laat je inzien dat je die taak niet zou moeten oppakken (denk aan scrollen op Instagram of Youtube DIY volgen). Tik jezelf op de vingers en pak de taken die onder 'doen' en 'plannen' vallen op in plaats van de niet belangrijke of urgente taken.

Heb je nu al een flinke lijst waar je het een beetje benauwd van krijgt? Volgens Jake Knapp en John Zeratsky, ex Google werknemers en productiviteitsexperts, is het belangrijk om te focussen op taken die tussen korte en lange termijn goals vallen. Hierdoor zal je rust ervaren en het zal je helpen tijd vrij te maken. Deze tussentaken noemen Knapp & Zeratsky 'a highlight'. Begin de dag met bedenken welke taak jouw hoogtepunt van de dag wordt. Als je aan het einde van de dag terug denkt aan alles wat je hebt gedaan, op welke activiteit of welk doel wil je dan trots zijn? Dat is jouw highlight. Dit geeft elke dag een centraal punt waar je naartoe werkt.

Er zijn drie manieren om het hoogtepunt van jouw dag te kiezen:

1. Wat is het meest dringend?
2. Wat geeft het meeste bevrediging?
3. Wat zal mij het meeste geluk geven?

Een goede regel om rekening mee te houden is dat het hoogtepunt tussen de 60 en 90 minuten tijd kost. Minder dan 60 minuten betekent dat je misschien niet helemaal in de zone komt en na 90 minuten hebben de meeste mensen een pauze nodig.

Het kiezen van een hoogtepunt zorgt ervoor dat het focussen op prioriteiten standaard wordt, zodat je tijd en energie kan besteden aan wat belangrijk is (niet aan reageren op de afleidingen van het moderne leven).

4. Werk in blokken

Nu je duidelijk hebt waar je op gaat focussen, is het nog lastig om je productiviteit de hele dag hoog te houden. Ookal heb je nog zo'n goede planning, de productiviteit hoog houden op (thuis)kantoor is pittig! Hiervoor hebben we een aantal manieren waardoor jij je focus zo lang mogelijk volhoudt:

Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Pomodoro-timemanagement techniek, ontwikkeld door Francesco Cirillo. Je deelt het werk in op taken van 25 minuten (pomodores), zet de timer en gaat aan de slag. Na deze 25 minuten neem je een pauze van 5 minuutjes. Na vier pomodores (2 uur werken) neem je een langere pauze van 15-30 minuten. Je zal merken dat je meer gefocust blijft, meer voldoening ervaart en uiteindelijk meer gedaan krijgt in minder tijd. Geen zin om zelf een timer te zetten? Via YouTube kan je meerdere video's vinden die voor jou aftellen, lekker makkelijk.

Een andere manier om te werken in blokken is door gebruik te maken van efforts. Dit zijn grote blokken van 1,5 tot 2 uur, waarin je één taak probeert af te ronden. Door volle focus op een taak te leggen, is het makkelijker om verder te komen in het proces, dan als je er even snel een halfuurtje voor zou uitrekken. Een effortplanning zou er dus zo uit kunnen zien:

Samen met de Pomodorotechniek houd je je focus en productiviteit zo hoog mogelijk en knal je alle prioriteit-taken er zo doorheen.

5. Schaf een koptelefoon aan voor je thuiskantoor

Werk je het beste met achtergrond muziek? Of heb je juist stilte in je thuiskantoor nodig om je te kunnen concentreren? Schaf een noise cancelling koptelefoon of oortjes aan. Zo kan je gefocust doorwerken, ook al zijn er kids/huisgenoten thuis of zijn de buren net begonnen aan een verbouwing.

Je geeft tegelijkertijd aan dat je niet gestoord wil worden door een koptelefoon op te zetten. Zo kunnen mensen in huis makkelijk rekening met je houden. Win-win!

6. Sla geen pauzes over tijdens vrijwilligerswerk vanuit huis

Vergeet niet pauzes te nemen. Log echt even uit (dus niet je boterham achter je laptop naar binnen werken!) en loop even een rondje buiten om je batterijen weer op te laden. 10 minuten wandelen is al genoeg om het brein te activeren en de rest van de dag weer te kunnen knallen. Volgens Dr. John Ratey, die een boek schreef over de impact van beweging op het brein, zorgt bewegen er ook voor dat je stresslevel daalt en je humeur verbetert. Moeten we nog doorgaan? Hup, schoenen aan en banjeren maar!

Sommige mensen denken daarnaast dat het overslaan van pauzes automatisch betekent dat er meer afgevinkte taken op de to-do lijst zullen staan. Helaas is niks minder waar. Het lichaam heeft gedurende de dag regelmatig rust nodig. Sla je die rust over, dan zal je merken dat je moe wordt en steeds meer moeite krijgt met concentreren. Uiteindelijk zal je juist minder werk verrichten. Een korte pauze (denk aan de Pomodoro techniek!) geeft jouw brein te tijd om te resetten, zodat je daarna weer met hernieuwde energie verder kunt gaan met het vrijwilligerswerk.

7. Doe een powernap

En wees niet bang om 's middags af en toe een powernap te doen. Als je bijna in slaap valt achter je scherm, heeft het niet zoveel zin om geforceerd door te werken. Ga in ieder geval 10-20 minuutjes gestrekt, zodat je hersenen hebben verwerkt wat voor informatie je allemaal binnengekregen hebt en klaar zijn voor de volgende lading informatie. Langer nappen dan 20 minuten kan ook: hoe langer je slaapt, des te meer informatie er verwerkt is. De kans is dan alleen groter dat je uit een diepe slaap moet ontwaken en nog een beetje duf bent als je begint met werken.

8. Brainfood: boost je productiviteit met eten

Zorg dat je tijdens je (lunch)pauzes genoeg voedsel naar binnen werkt. Zonder eten geen energie en zonder energie geen productiviteit, blijkt uit onderzoek. Producten die een boost zijn voor je productiviteit: noten, zaden, chocola, avocado, blauwe bessen, volkoren producten en rauwe wortels.

9. Beloon jezelf

Klinkt misschien een beetje duf, maar beloon jezelf als je een taak hebt afgerond. Volgens Tali Sharot, hoogleraar cognitieve neurowetenschap werkt belonen als sterke motivatie. Waarom? "Positieve feedback activeert een beloningssignaal in de hersenen, dat de nadruk legt op de handling die het veroorzaakte, waardoor je het in de toekomst vaker gaat doen." Jezelf belonen maakt dus dat je gemotiveerder wordt om te werken!

Vrijwilligerswerk doen tijdens corona is nou eenmaal lastig, dus maak het vooral wat leuker voor jezelf en beloon jezelf met een verse koffie of een broodje van de lokale bakker.

10. Check-in met andere vrijwilligers

Blijf in contact met mede-vrijwilligers door regelmatig een check-in te doen online. Of ga af en toe - zolang de maatregelen dit toelaten en dit veilig kan - samen werken met vrijwilligers bij hen thuis of in een café bijvoorbeeld. Zo heb je weer even een andere werkomgeving en meer contact dan alleen via je computerscherm. Fijn, want: je kan meteen sparren over werkgerelateerde onderwerpen of even babbelen tussendoor.

11. Zorg voor een ergonomische werkhouding

Je werkhouding heeft ook invloed op hoe productief je bent op een werkdag.

Zit je lange tijd hetzelfde, met een gebogen rug en blik op een laag scherm gericht? Grote kans dat je hierna last hebt van pijn in je rug en nek. Dit kan in het begin aanvoelen als een spierpijn, maar na langere tijd aanhoudende klachten veroorzaken. Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen, en er zijn gelukkig flink wat tools die je hiervoor kan gebruiken. Richt je thuiskantoor ergonomisch in: een bureaustoel die zorgt dat je goed rechtop zit, een bureau waaraan je zowel kan zitten als staan (zitten is tenslotte het nieuwe roken), een standaard voor zowel een monitor als je laptop zodat je die pijnlijke nek voor altijd gedag kan zeggen. Google vooral even "ergonomisch werken", dan vindt je nog meer handige producten om je werkhouding te verbeteren en vrijwilligerswerk tijdens corona makkelijker te maken.

12. Genoeg licht op je werkplek

Licht zorgt er namelijk niet alleen voor dat we beter kunnen zien, het is ook goed voor het functioneren van het lichaam. Onderzoek heeft uitgewezen dat licht in belangrijke mate ons bioritme stimuleert. Het bioritme is belangrijk voor onder andere slapen, eten, leerprestaties en stemmingen. Voldoende licht zorgt er dus voor dat we ons overdag prettiger voelen en 's nachts beter slapen. Belangrijk dus om voor genoeg licht te zorgen als we vrijwilligerswerk vanuit huis doen! Te weinig licht kan leiden tot gezondheidsklachten, stress en concentratiestoornissen.

De positieve effecten van licht gelden met name voor daglicht. Doordat de aarde draait wisselt de intensiteit, richting en kleur van daglicht continu, wat stimulerend werkt voor het bioritme. Plus; sommige stralingen van daglicht zijn belangrijk voor het aanmaken van vitamines.

Trek die gordijnen dus maar open voor al dat daglicht en als je maar een klein raam hebt: koop een goede lamp.

13. Plaats planten in je thuiskantoor

We sluiten af met een laatste leuke hack voor vrijwilligerswerk tijdens corona. Planten! En nee, je hoeft niet meteen in paniek te raken. Een of twee plantjes (die makkelijk te verzorgen zijn, ofwel: die niet snel doodgaan) kunnen al het verschil maken. Planten zorgen namelijk voor visuele rust, hogere luchtvochtigheid en reductie van stress. En als we dan toch bezig zijn, hier 3 leuke plantenweetjes voor op de eerstvolgende vrijwilligersborrel:

• Een medewerker die de hele dag naar een beeldscherm kijkt, maakt aantoonbaar minder fouten in de nabijheid van planten.
• Het kortstondig ziekteverzuim daalt wanneer er voldoende planten in een kantoor aanwezig zijn.
• Medewerkers voelen zich aantoonbaar prettiger op hun werkplek in aanwezigheid van planten.

Bij De Nieuwe Gevers maken we hier ook gebruik van. Maak kennis met Lilly: de plant die luistert.

En nu: knallen maar!

Goed. Vrijwilligerswerk tijdens corona en vanuit huis is dus prima te doen, zeker met alle tips die je net hebt gelezen. Ga er maar eens goed voor zitten op die ergonomische bureaustoel en schuif achter je (opgeruimde!) bureau. Met zicht op een of meerdere planten, het juiste licht en een to-do lijstje met taken voor de dag, kan je gaan knallen. En ja, de was kan wel even wachten. Zet 'm op!