Vrijwilligerswerk tips: deze punten mag je niet vergeten tijdens de eerste meeting.

Yes! Je gaat (voor het eerst) een project starten en dus skill-based vrijwilligerswerk doen bij De Nieuwe Gevers. Na de match wordt het tijd voor de eerste meeting; wij noemen dat de kick-off. Een cruciaal onderdeel, want een goed begin is het halve werk. Helemaal omdat de verwachtingen naar elkaar duidelijk moet zijn. Hoelang gaat het project duren? Wanneer is het een succes? Wanneer is het 'af'? In deze blog geven we je een aantal tips voor het eerste gesprek, zodat jij deze afspraken helder op papier hebt staan.

Plan zo snel mogelijk een kennismaking met de non-profit organisatie

Het is handig om zo snel mogelijk de kennismaking in te plannen, zodat je alle punten kan bespreken en iedereen op één lijn zit. Zonder afspraken en een duidelijk beeld van het probleem/project kan jij uiteraard nog niet beginnen met het skill-based vrijwilligerswerk.

Ingepland? Top. Dan hebben we hieronder het handige lijstje voor de eerste meeting.

Tips voor de agenda van jullie eerste meeting

1. Voorstelrondje - Wie gaan eigenlijk samenwerken?
2. Context van de opdracht - Waarom starten we dit project?
3. Deliverables - Wat moet uiteindelijk opgeleverd worden?
4. Verantwoordelijkheden - Wie doet wat?
5. Feedback - Hoe gaan we daar mee om?
6. Planning - Wanneer leveren we wat op?
7. Communicatie - Hoe gaan we communiceren?

(kopieer gerust dit lijstje en loop het door).

We zullen nu per onderwerp wat tips en tricks geven om goed van start te gaan met je skill-based vrijwilligerswerk.

1. Voorstel rondje met de non-profit organisatie

No brainer natuurlijk, maar de kennismaking is niks zonder een kort voorstelrondje. De klassieker: wie is wie? Vraag gerust door over het goede doel, hier komen soms mooie verhalen uit. Inspiratie nodig? Deze zaken zijn goed om te noemen:

• Je professionele achtergrond (vorige functies, opleiding, interesses),
• Je huidige functie en expertise gebieden,
• Je motivatie om vrijwilligerswerk te doen :),
• Of je een katten- of hondenpersoon bent. Kan geen kwaad.

2. Waarom starten jullie dit vrijwilligersproject?

Een belangrijk onderdeel van de kennismaking met de non-profit organisatie: waarom starten we dit project eigenlijk? En wanneer is het een succes? Ga met elkaar in gesprek en kom tot de kern van het probleem of de kans. Een duidelijk beeld van de situatie bij het goede doel geeft jou de mogelijkheid om zo goed mogelijk te helpen.

Tip: We raden zelf altijd deze simpele vraag aan: "Kan jij mij nog even uitleggen in jouw woorden waarom we dit project starten? Wat is het doel dat we willen behalen of waar lopen jullie tegen aan?" "Wanneer is het een succes?".

3. De verwachtingen achter skill-based vrijwilligerswerk

Hierbij moeten de verwachtingen helemaal gelijk liggen. Wat ga jij uiteindelijk opleveren en ook vooral: wat niet? Waarbij is het goed doel écht geholpen?

Probeer uit te zoeken in welke vorm de non-profit organisatie de deliverable opgeleverd wil hebben, zodat zij er daarna ook echt mee door kunnen. Dit is voor veel goede doelen een belangrijk onderdeel, omdat zij weinig resources of kennis hebben om zelf nog dingen aan te passen of naar het volgende niveau te tillen. Bij een design kan het bijvoorbeeld zijn dat het nog naar de drukker moet, of dat men bij een advies specifiek op zoek is naar een bepaald kennisgebied. Vertel ook waar jouw limiet ligt (ik kan 3 illustraties maken, maar ik heb niet de tijd om jullie volledige huisstijl opnieuw te ontwerpen). Door dit verwachtingsmanagement is straks aan het einde van de rit niet een van de partijen teleurgesteld in het resultaat!

Tip: pak de projectpagina er nog eens bij (deze vind je in je profiel of de matchingsmail). Hier staan namelijk alle deliverables uit geschreven. Loop ze door en ontdek wat er daadwerkelijk nodig is en in welke vorm.

4. Verantwoordelijkheden en taken vrijwilligerswerk verdelen

Nu je weet waarom jullie aan de slag gaan en wat er moet gebeuren is het verstandig om de verantwoordelijkheden kort te bespreken. Hoe gaan jullie er samen voor zorgen dat het een succes wordt en wie heeft welk aandeel hierin. Dit zwart op wit krijgen kan al helpen om eventuele misverstanden met de non-profit organisatie te voorkomen:

Professional:

• Onderzoek doen naar Y
• Presentatie voorbereiden voor team
• Opleveren deliverable X

Organisatie:

• Aanleveren teksten en beelden
• Feedback geven op presentatie
• Uitnodigen teamleden voor workshop

5. Feedback momenten met non-profit organisaties

Dit brengt ons bij het volgende topic. Feedback is nou eenmaal een onmisbaar deel van elk project. Dingen worden beter als je elkaars kennis bundelt. Goede doelen vinden het vaak lastig om feedback te geven aan professionals omdat je het vrijwillig doet, maar daarom is het des te belangrijker dit van te voren alvast te bespreken. Leg uit hoe jij feedback verwacht te krijgen en hoe je ermee omgaat. Door middel van feedback kan jij immers je deliverable verbeteren en zal er een eindproduct worden opgeleverd waar zowel de non-profit organisatie als jijzelf blij mee zal zijn.

6. Maak een duidelijke planning met het goede doel

Maak samen een heldere planning. Wanneer plannen jullie check-ins in (als je dit wil doen), wanneer verwacht je feedback en hoelang duurt het binnen de non-profit organisatie om jou van feedback te voorzien? Wanneer moet de eerste versie van het werk uiterlijk af zijn voor feedback en wanneer moet het eindproduct opgeleverd worden?

Probeer een concreet plan te maken met daarin de stappen tot het eindresultaat. Zet hierin duidelijk wie op welke datum iets oplevert. Hoeft niet heel complex te zijn, bijvoorbeeld:

• Datum #: Input aanleveren (organisatie)
• Datum #: Eerste versie opleveren (professional)
• Datum #: Feedback op eerste versie terug mailen (organisatie)
• Datum #: Oplevering project (professional)

Tip: plan ook de momenten in wanneer feedback wordt opgeleverd door de non-profit organisatie, zodat beide partijen hier tijd voor vrij kunnen maken.

Goed om te weten (uit eigen ervaring): Zaken duren soms wat langer dan bij 'normale' projecten, omdat de teamleden van een organisatie vaak verschillende taken op zich moeten nemen en dus veel op hun bord hebben. Slim dus om bovenstaande afspraken helder te hebben, zodat iedereen weet waar die aan toe is!

7. Communicatie onderling tijdens het vrijwilligerswerk

Het is van belang dat je tijdens dit gesprek ook afspraken maakt over de onderlinge communicatie. Hoe ga je communiceren? Bijvoorbeeld per mail of via Whatsapp? Ben jij of is de contactpersoon van de organisatie een vaste dag per week beschikbaar voor eventuele check-ins? Zo ja, is er nog een specifieke tijd? Alleen 's avonds of in het weekend of juist ook doordeweeks? Zo niet, welke contactmomenten spreken jullie dan af? Of zijn contactmomenten überhaupt niet echt nodig?

Zo kom je niet voor verrassingen te staan en weten beide partijen wanneer en waar ze terecht kunnen voor vragen.

Als laatste: terugkoppeling van de kick-off

And last but not least: vat alle bovenstaande punten aan het einde even samen. Het is een slimme check of jullie elkaar goed begrijpen en jij gaat opleveren wat de non-profit organisatie verwacht. Hoe vollediger hoe beter natuurlijk, maar de meest essentiële onderdelen om terug te koppelen zijn de verantwoordelijkheden, taken en planning. Hier kan eventuele miscommunicatie nog getackeld worden.

Onze kick-off guide

Zie je deze opzet wel zitten? We hebben een handig documentje gemaakt wat je kan gebruiken om dit toe te passen tijdens de meeting zelf. Klik hier voor de kick-off guide.

Zo, nu ben je helemaal klaar om te starten aan je nieuwe of eerste project. Ga je dit project vanuit huis doen? Zo ja, we hebben hier wat productiviteit hacks, zodat je het meeste impact kan maken met je tijd: hier vind je 13 tips voor het ideale thuiskantoor. en kan je een vliegende start maken met skill-based vrijwilligerswerk.

Succes :)